Med hjälp av mitt system för struktur och projektledning frigör jag mental kapacitet. Jag får mer saker gjort, i rätt ordning, samtidigt som jag blir mer kreativ. Så här jobbar jag med mitt projektledningsverktyg ClickUp.
Jag avskyr uttrycket kreativt kaos. Min kreativitet väcks inte av stök och röra utan av lugn, ordning och koll på läget. När min hjärna slappnar av vaknar kreativiteten.
Struktur och ordning skapar förutsättningar för kreativitet. Inte främst i bemärkelsen att jag schemalägger 20 minuter och tvingar fram det kreativa (även om det faktiskt också funkar för mig som tränat på det här) utan för att jag tar medvetna beslut och gör aktiva val som möjliggör kreativitet.
Att ha huvudet fullt med detaljer om alla möjliga projekt, både privata och jobbmässiga, ger mig inte den ro jag behöver för att tänka stort och fritt. Jag använder min second brain för att hålla ordning på livet. Exakt vilket verktyg du väljer är en smaksak, jag har valt ClickUp.
Vad är en ”second brain”?
En second brain är ett system som hjälper dig hålla mindre i huvudet. En andra hjärna helt enkelt. En plats där du lagrar idéer, planer, beslut, lärdomar och to-dos så att du kan använda din mentala energi till att skapa istället för att komma ihåg.
För mig handlar det om att frigöra hjärnkapacitet. Jag behöver inte vara rädd för att glömma bort en bra idé eller oroa mig för att missa en uppföljning. När systemet är intrimmat faller ingenting mellan stolarna..
ChatGPT är bra till en hel del. Men när jag bad om rubrikförslag till det här blogginlägget blev det rätt mörkt…
“Så bygger du ett skalbart system som inte kraschar när du gör det”
Jag ser det som en påminnelse om att även planera in tid för återhämtning.
Min digitala hjärna och projektledare: så slipper jag tänka på allt hela tiden
Som egenföretagare är jag ensam ansvarig för allting. Att ta hjälp är smart. Exempelvis gör jag inte min egen bokföring. Och jag har valt ett digitalt system som fungerar som min projektledare och second brain. För mig är det vitalt att ha ett system för struktur och projektledning. Annars skulle det snabbt bli kaos och jag bli stressad.
Däremot tar det tid att trimma in ett system. Jag fortsätter utveckla mitt hela tiden. Övergripande så jobbar jag med att ha olika “spaces”, utrymmen. I dessa finns undermappar. Jag har spaces för både egna projekt, ett förenklat CRM-verktyg och såklart kunduppdrag.
Exempelvis har jag ett space för alla mina konsultuppdrag. I detta space finns sedan en mapp för varje kund. Mappen innehåller både listor och dokument, i många fall där jag jobbar med en retainer har jag en lista med en “task” per månad. Under varje månad finns sedan uppgifter som kan vara “blogginlägg” eller “dataanalys”.
Space: Konsultuppdrag
Mapp: Kund XXX
Lista: Månadsretainer
Task: Oktober
Subtasks: Blogginlägg, LinkedIn, övrig produktion…
System för struktur och projektledning: så följer jag upp att jag når mina mål
Jag brainstormar gärna på mina årliga egenkonferenser med ett fysiskt anteckningsblock och min mall för att checka av att jag är påväg i rätt riktning. Då kan jag sitta utomhus eller i någon inspirerande miljö där det inte känns kul att ha datorn framför mig. Men sen digitaliserar jag alltid det jag kommit fram till och slipar på detaljerna.
Jag börjar med att skriva i ett dokument i mappen “Mål & Planering”. Där skriver jag ner målbilden och hur jag mäter att jag nått dit. Sen definierar jag vad jag konkret behöver göra för att ta mig i rätt riktning mot målet. Jag skriver också upp frågeställningar jag behöver få svar på.
I verktyget kan jag sedan markera text och omvandla den till en “task”, alltså en uppgift. Då kan uppgifterna läggas i rätt mapp och schemaläggas med rätt deadline. Jag kan också estimera hur mycket tid jag behöver lägga på varje uppgift.
Jag schemalägger kvartalsuppföljningar och, kring vissa mål, månadsavstämningar. Dessutom har jag dashboards som grafiskt visar om jag når mina försäljningsmål.
Det kan inte bara var jag som går igång på system för struktur och projektledning?
Trygghet, struktur och kreativitet
Min second brain är förvisso ett kontrollverktyg men det ger mig lugn och trygghet. Det gör att jag kan stänga datorn utan att känna att jag glömmer något viktigt. Jag vet att jag lägger tid på rätt saker, i rätt ordning och att jag inte missar något. Såklart kör det ihop sig för mig också ibland, men jag vet att allt finns i systemet och att det är lätt att plocka fram nästa uppgift.
När alla möten jag går på har en agendapunkt som ser till att allt som diskuterats på mötet följs upp av att man fyller i vem som gör vad och när i ett projektledningsverktyg, då kommer jag må betydligt bättre. Det kanske är min personlighet men jag blir väldigt frustrerad när bollar kastas upp men det är otydligt vem som är ansvarig för att fånga dem. Precis så missas grejer. Då är möten att sken-jobba tycker jag. Även i möten där syftet är ”fri brainstorming” behöver hämtas hem om de ska ge något.
Jag är förmodligen färgad av strukturen på en ordergivning i försvaret där allt som diskuterats/orienterats om återkommer i form av tydliga orderpunkter med deadlines i slutet av ”mötet”.
Hur som helst. Struktur ger mig utrymme för spontanitet, kreativitet och såklart tid på fjället.
Kommer du testa att använda ett verktyg som din second brain?
Pssssst. Om du inte vet vilka actions du ska stoppa in i verktyget, då är vår workshop för dig. Signa upp dig på väntelistan här vettja.
Lämna ett svar